稟議申請

稟議書の申請。物品の購入や人材登用、新規取引など様々なビジネスシーンで利用されています。一般的にWordやExcelで作成した書類に印をついて上司に稟申する、そんな企業が多いのではないでしょうか。
こんなイメージでしょうか？

稟議書を作成して、いろいろ書類を添付して、上司のトレーに入れる。一般的なフローです。

では、上司が急遽出張することになりました。でも、急いで通したい稟議がある。こんな経験はありませんか？

上司は海外へ出張。電話を掛けるにも時差がある。何より現地での詳細スケジュールが分からない。とりあえず、メールを送る。なかなか返信が来ない、、、
メールは非常に便利な道具ですが、連絡、報告、取引など業務に必要なものから、広告、メルマガ、はたまたスパムまで、多い人は一日数百件のメールを受け取ります。当然、自分のメールを確認してもらうまでに時間がかかってしまうことがあると思います。

承認や決済だけ別のシステムで、しかもWebやモバイル上で利用できたら

申請者も相手の所在を気にすることなく申請することができ、承認者もどこにいても承認できます。申請側だけでなく、承認側も実は楽で便利な仕組みなのです。

欧米でも日本と同じように上司が承認、決済する仕組みはありますが、承認する時間やもし２４時間以内に処理しなければ、ビジネスが止まらないように次の承認者にタスクが移行するなど、より決済のプロセスに関してシビアに運用しているそうです。

では、一般的な稟議決済の業務フローを見てみましょう。

申請者の上司に書類が廻り、必要であれば役員に決済を仰ぐというフローです。

従来のフローとBP Directorで運用した場合の比較は以下の通りです。

従来の稟議申請での課題

●紙ベースで複数承認がある稟議の場合、決済までに時間がかかる。
●承認ルートのルールを覚える必要がある。
●人事異動や長期出張、休暇などがあった場合、誰に申請すればいいかわからない。

BP Director利用の効果

●Webベースの申請の為、タスクが終われば直ちに次のタスクが実行されるため、書類の輸送などの物理的時間が発生しない。そのため、短期間に処理を完了することが可能。
●ビジネスルールで承認ルートを自動判別するため、申請者や中間承認者は内容を意識せず処理を行うことが可能。
●代理承認や人事異動など、設定後直ちに反映することができるため、申請者は気にせず申請することができ、業務が止まってしまうことがない。

稟議のフローはどの企業でもあり、習慣的に実行されています。昔、電車に乗るときは切符を買い、改札で駅員さんがはさみを入れる。当たり前の光景でした。ごくありふれた日常も、非接触型のICカードで切符を買う必要もなく、改札に駅員さんも必要なくなりました。今では、これが当たり前の日常です。
習慣的にうまくいっているという業務でも、時代の変化、革新によって昔とは違った新しい業務フローを生み出せる可能性があります。