出張申請

出張申請は企業にもある一般的な業務ではないでしょうか。

出張申請で重要となるのは次の2つの視点です。

●業務的な視点
本当に必要な出張なの？
いく必要があるの？オンライン会議はできない？

●経理的な視点
費用は仮払い？立て替え？
会社手配の必要がある？

上司が出張の必要性を考え承認する、経理が費用について処理を行なう。つまり、出張申請は部門をまたがる業務になるわけです。

経理の処理はいろいろ会社によって違うので、社員に一時的に立て替えをさせる会社のフローを例にとります。

では、出張申請における課題と考えてみたいと思います。

●【申請者目線】出張はいつ決まるかわからない。外出先で翌日の出張が決まることもある。
●【管理者目線】部下が申請するタイミングは様々。事前に申請する部下もいれば、ぎりぎりまで申請しない部下もいる。部下の都合にあわせて社内に在席する訳にはいかない。
●【経理目線】毎月何十、何百という申請を処理しなければならない。1枚1枚紙の書類を集計するのは大変。また、記載ミスも多くチェックに時間がかかる。

BP Director利用の効果

●すべてWebで処理を行えるため、いつでもどこでもネットワークに接続できれば申請、承認が可能。場所や時間にとらわれる必要がない。
●メールで自分のタスクを知ることができるため、何度もシステムにログインして確認する必要がない。メール処理の１つとして対応することが可能。
●システムで誤入力を防止できるため、入力ミスの軽減が可能。さらに、担当者ごと、業務ごとなど様々な形で集計を行えるため、いちいち計算する必要がない。
●申請者ごとに処理時間などの集計もできるため、結果を元にした業務指導も可能。