各種届出申請業務

身近な業務でBPMの効果を実感すると説明しましたが、各種届出申請業務などは最初にBPMを始めるのに適している業務の一つといえるのではないかと思います。
申請は申請者が申請を行なって、何人かの承認を経て完了。フローにすると一直線になりそうなフローですね。

こんな簡単なフローなら、

”メールでいいじゃん”
”わざわざITでやる必要があるの？”

といった声が聞かれそうです。

一見、簡単なフローですが、総務部門の立場で考えてみたいと思います。確かに通常従業員が出す申請、有休、欠勤などはBPMでも簡単です。しかし、慶弔休暇の場合、会社から祝い金や香典などがでる企業も多くあるのではないでしょうか？もちろん有休でも無尽蔵な訳ではないので、保有している残日数から引かなければなりません。しかも、これらの業務は忘れずに確実に処理をする必要があります。

また、こんな声も聞こえてきそうです。

”じゃあ、ワークフローソフトで十分だね”

その通りです。ここまでの話ならワークフローソフトで十分です。ではなぜBPMなのか？

この業務をBPMソフトで構築した場合

”社員ごとの有休取得率は？”
”総務課の業務負荷は？”
”申請してから完了までどのくらいかかってるの？”

など、業務をいろいろな形で分析することが可能です。

分析結果を元に、さらによりよい形に業務を改善していく。
そこにBPMの価値がある訳です。

簡単に業務フローを書くとこんな感じです。

例えばこれらの業務を紙ベースで運用していたとすると

・ 記載漏れやミスが発生し手戻り、修正に時間がかかる。
・ 社内でしか申請承認できない為、申請や承認に時間とコストがかかる。
・ 途中で処理が止まっている場合、どこで止まっているかわからない。
・ 結果の集計をする為にはすべてをデータ化しなければならず、集計ができない。
なんて問題もあります。

BP Directorを利用したら、これらの課題は

・ eフォーム（電子入力フォーム）を利用することにより記載漏れ、記載ミスの削減。
・ Webブラウザ、モバイルで利用できるため業務完了までの期間、工数の削減。
・ 終了まで確実にタスクを実行させるため、やり忘れを防止し確実な業務の遂行。
・ 有給取得率、部署ごとの申請率など、届け出業務における効果測定。
というふうに改善可能です。

ちなみにBP Directorのeフォームはこんな感じです。